Il Dilemma della Scelta e del Corretto Funzionamento dell’Organismo di Vigilanza. Di AQM

E’ noto che  la proprietà ed il management delle PMI  incontrino difficoltà nel comprendere come organizzare le attività di verifica   dei Modelli 231, in assenza di requisiti  del legislatore ai quali fare riferimento.

Le principali criticità consistono sia nella composizione dell’Organismo di Vigilanza, per il quale appare problematica la scelta dei componenti esterni od interni, allo scopo di contemperare il contenimento dei costi con il necessario mix di competenze, sia nell’individuazione dei contenuti più appropriati del suo Regolamento e delle conseguenti linee guida su come effettuare i controlli.

Prima di abbandonare la possibilità  di applicare  un Modello 231, ogni imprenditore  manager di se stesso  dovrebbe leggere con la massima attenzione la guida operativa sulle “Attività di vigilanza del Collegio Sindacale delle società non quotate nell’ambito dei controlli sull’assetto organizzativo”, redatta nel mese di maggio 2015 da apposita Commissione dell’Ordine  di Roma e validata dal Consiglio Nazionale.

Il documento è un valido aiuto per tutti i professionisti chiamati ad esercitare compiti di controllo legale delle società, ma costituisce, al di là delle intenzioni, anche una eccellente linea guida per l’individuazione delle attività di verifica di un Organismo di Vigilanza.

Questa guida operativa fornisce infatti  precise indicazioni per esercitare un controllo continuo in merito al funzionamento dell’assetto organizzativo, cioè all’adeguatezza dell’insieme di direttive e procedure stabilite per garantire che il potere decisionale all’interno delle società sia assegnato ed effettivamente esercitato dai giusti livelli di competenza e responsabilità; in parole povere, si potrebbe dire per assicurare il controllo dei protocolli del Modello 231.

I concetti espressi sull’inquadramento dell’assetto organizzativo riflettono perfettamente le esigenze di verifica dei protocolli aziendali e le relazioni  che devono determinarsi tra Organismo di Vigilanza e responsabili della linea operativa.

Non è un caso che la legge n. 183 del 2011, la così detta legge di stabilità per il 2012 del governo Monti, abbia inserito un nuovo comma nell’articolo 6 del decreto legislativo 231/2001 che rimette alla discrezionalità delle società di capitali la scelta di affidare al Collegio Sindacale le funzioni di Organismo i Vigilanza.

Come sottolineato anche dalle linee guida di Confindustria per la costruzione dei Modelli 231, l‘integrazione dei compiti del Collegio Sindacale con quelli dell’Organismo di Vigilanza consentirebbe di massimizzare le sinergie, eliminando duplicazioni ed assicurando l’adeguatezza dei flussi informativi.

Per inciso, la scelta dell’ attribuzione al Collegio Sindacale delle funzione proprie dell’Organismo di Vigilanza ha acquistato maggiore rilevanza se si tiene conto della natura di alcuni nuovi reati inerenti, quali l’autoriciclaggio, che spingono  l’attenzione delle verifiche del Modello proprio sugli aspetti contabili, per i quali le competenze del Collegio risultano certamente più qualificate.

Per l’approfondimento di altri aspetti rilevanti, ad esempio per valutare gli ambiti della sicurezza e dell’ambiente, il Collegio con funzioni di Organismo potrà sempre avvalersi dell’apporto conoscitivo di altri soggetti qualificati, quali il responsabile del servizio di prevenzione e protezione, il responsabile ambientale o gli auditor interni previsti dalle norme ISO.

Per le aziende che mantengano i Sindaci, la scelta più idonea ed efficace resta, senza ombra di dubbio, quella di affidare al Collegio anche i compiti di Organismo di Vigilanza, tenuto conto che i controlli di quest’ultimo debbano essere  sempre più focalizzati su quelli inerenti alla legittimità ed alla correttezza dell’operato degli Amministratori.

Per le altre aziende che, non avendo  per legge l’obbligo di fare ricorso ai Sindaci, intendano privarsi o non abbiano mai utilizzato un Collegio Sindacale, la guida operativa  prodotta dall’Ordine dei Commercialisti può fornire indicazioni sull’esercizio delle verifiche che potranno essere utilizzate, con minime integrazioni, da un Organismo di Vigilanza, a guida prevalentemente interna, che non disponga di particolari conoscenze sulle modalità di effettuazione delle verifiche, anche se perfetto conoscitore delle procedure e dell’organizzazione aziendale.

Suggerimenti quali il controllo sulla rispondenza tra organigramma e struttura organizzativa, l’invito ad esaminare i contenuti dei manuali delle procedure operative o a suggerirne la redazione ove le aziende ne siano sprovviste, ancora la coerenza tra poteri gestori assegnati e le responsabilità gestionali conferite sono aspetti propri di un audit organizzativo che riflette i requisiti richiesti per soddisfare anche le verifiche del Modello 231.

Approfondendo la lettura del documento, possono cogliersi molteplici punti di contatto con aspetti concernenti il mandato e le funzioni  dell’Organismo di Vigilanza.

Si legge infatti che il Collegio:

• deve individuare funzioni, compiti e responsabilità aziendali;
• assicurare che le decisioni siano disposte dai soggetti ai quali siano stati attribuiti i relativi poteri;
• verificare che le procedure siano espletate da personale con adeguata competenza;
• garantire un costante aggiornamento delle direttive e delle procedure aziendali  e la loro effettiva diffusione tra il personale;
• esaminare la corretta applicazione dei piani strategici e dei budget operativi;
• valutare l’adeguatezza dei flussi informativi trasmessi dai responsabili di funzione al Vertice aziendale per rilevare criticità ed inefficienze del sistema organizzativo;
• verificare l’idoneità del sistema informatico a supportare la gestione dei processi.

Sembra di leggere un manuale di audit!

A ciò si aggiunga un  ruolo di monitoraggio sull’avvenuto superamento delle criticità segnalate. I Sindaci sono infatti invitati a sollecitare gli Amministratori affinché provvedano ad adottare le opportune azioni correttive : siamo dunque in presenza di un ruolo di iniziativa, oltre che di controllo, come previsto dal legislatore della 231 e di un chiaro disegno di un processo di riesame che s’inquadra  perfettamente nell’ambito del miglioramento continuo al quale sottoporre il Modello.

Sorge quindi spontanea la domanda: perché non utilizzare i contenuti della guida come parte integrante del Regolamento dell’Organismo di Vigilanza che, spesso, si limita a definire le modalità di gestione delle riunioni e delle decisioni, ma non affronta nel dettaglio i metodi ed i criteri alla base delle verifiche?

E’ uno spunto che merita un serio approfondimento da parte degli imprenditori che abbiano rinunciato allo sviluppo dei Modelli 231 per ragioni derivanti anche dagli impegni conseguenti alle scelte ed alla costituzione dell’Organismo di Vigilanza.