L’Associazione dei Componenti degli Organismi di Vigilanza ha recentemente reso pubblico un documento dal titolo: “Doveri e Ambiti di attivazione dell’OdV in relazione al rischio di contagio da COVID-19 nelle aziende”.

Risulta molto apprezzabile l’attenzione rivolta ai potenziali profili di responsabilità penale derivante da questa emergenza, sottolineo, in particolare, dei soggetti apicali e l’esemplificazione sugli ambiti ritenuti più a rischio, quali lo smart working, gli illeciti nei rapporti con la Pubblica Amministrazione connessi alla partecipazione a procedure di gara semplificate, all’accesso agli ammortizzatori sociali ed ai benefici fiscali e ad ogni genere di aiuto e facilitazione offerti dai vari decreti. Si sottolineano inoltre i nuovi rischi da contagio che investono trasversalmente tutte le attività aziendali e l’esigenza di sorvegliare sulle azioni mitigatorie dei rischi, come previste e suggerite dai vari provvedimenti legislativi e dagli atti delle Autorità in materia sanitaria.

Convengo sulla constatazione che tutte le tipologie di rischio riconducibili all’emergenza debbano risultare già adeguatamente “mappate” in un Modello idoneo e che, pertanto, detta emergenza non comporti, salvo aggiustamenti minimali, la necessità di un aggiornamento dei Modelli, anche se poche aziende si sono già preoccupate di adeguarli con riferimento ai sopravvenuti reati fiscali che possono impattare sulla corretta applicazione dei benefici fiscali concessi.

L’Associazione ha però trascurato di considerare l’aspetto, a mio parere più significativo, che potrà incidere sull’operatività generale degli Organismi di Vigilanza: l’impossibilità di effettuare per un periodo di tempo non facilmente determinabile, ma certamente significativo, le verifiche dirette. E’ragionevole pensare che per un certo periodo anche i componenti degli Organismi dovranno attrezzarsi per continuare, nei limiti del possibile, i loro audit a distanza.

In linea di principio gli Organismi sarebbero tenuti ad accertare come venga regolata l’entrata, l’uscita in azienda ed i successivi spostamenti di dipendenti, fornitori e clienti, se siano opportunamente eseguite le operazioni di pulizia e sanificazione, se siano stati correttamente distribuiti i DPI richiesti, come vengano gestiti gli spazi comuni e le riunioni e come venga effettuata la sorveglianza sanitaria.                 

La valutazione dei rischi da contagio spetta inequivocabilmente, secondo le disposizioni sulla prevenzione e sulla sicurezza, al datore di lavoro coadiuvato dall’RSPP, ma è indubbio, come giustamente sostenuto dalla stessa Associazione, che questi stessi rischi debbano essere oggetto di verifica da parte dell’Organismo.

Per le ragioni indicate è quindi opportuno che gli Organismi individuino nuovi flussi informativi e metodi d’intervento alternativi alle verifiche dirette, quanto meno per mettere sotto controllo questi nuovi rischi eccezionali derivanti dalla pandemia. Provo a suggerirne alcuni.

Il primo aspetto da considerare è l’individuazione del flusso dei documenti che possono essere esaminati senza la presenza in azienda. Tra questi, è indispensabile verificare che il DVR sia stato opportunamente aggiornato. Andranno inoltre visionati tuti gli atti sottoscritti per le richieste di attivazione dei vari benefici concessi, per una verifica della loro congruità e conformità alle disposizioni. La liquidità messa a disposizione delle imprese può comportare la commissione del reato previsto dall’art. 640 bis del Codice penale (truffa per il conseguimento di erogazioni pubbliche) e dell’art.316 ter (indebita percezione di erogazioni a danno dello Stato), entrambi richiamati dalla legge 231/2001. E’ pertanto necessario che gli Organismi vigilino sulla reale destinazione dei finanziamenti.

Sotto il profilo fiscale è inoltre opportuno che l’Organismo richieda al vertice aziendale evidenza sottoscritta sull’applicazione e sul rispetto dei termini di tutte le agevolazioni concesse dai recenti decreti, allo scopo di non incorrere nelle sanzioni: istanze di accertamento con adesione, sospensione di procedimenti, ravvedimenti operosi, sospensione di versamenti, riconoscimento di crediti d’imposta.    

Sarà poi utile concordare con il vertice aziendale il programma degli interventi di prevenzione e richiedere una lista di controllo sottoscritta dal datore di lavoro, dall’ RSPP e dai preposti, o dai responsabili di funzione ove i primi non siano stati nominati.

Per quanto concerne il lavoro a distanza sarà invece opportuno che venga verificata la predisposizione di specifiche e vincolanti disposizioni che incidano sulle modalità di prestazione delle attività.

Può inoltre essere utilizzata una modalità innovativa sulle verifiche da effettuare sugli altri controlli amministrativi ed operativi: in sostituzione delle interviste e dell’osservazione diretta potranno essere adottate forme di autovalutazione da richiedere ai responsabili di funzione sui rischi, sulle criticità delle procedure operative e sull’effettuazione dei controlli. Dette valutazioni potranno essere raccolte sulla base di idonee check list di domande; le risposte, sottoscritte per attestazione di assunzione delle responsabilità, costituiranno un flusso informativo di ritorno all’Organismo di Vigilanza. Richieste di chiarimenti, scambio di opinioni ed eventuali raccomandazioni saranno poi oggetto di successivi scambi di mail.

Seguendo approcci di questo tipo sarà quindi possibile assicurare una continuità di verifiche per tutto il tempo che durerà l’emergenza ed evitare così eventuali contestazioni in merito ad omessa vigilanza.